不景気になるとお茶の売上が伸びるそうです。何故なら、不景気になると企業では会議の回数が増え、時間の合間にお茶を飲むからです。今回は、会議が快いもの＝快議となる秘訣を紹介します。
１．こんな会議は要チェック
先ずは、次のような会議になっていないかをチェックしましょう。
| ①回議 | |
| 出席者の利害が一致しないなどの理由からいつまで経っても結論に到達せず､意見が堂々巡りしたままで、同じところを空回りしている会議。或いは、責任を回避するため、責任の所在をたらい回しにする会議。 | |
| ②貝議 | |
| 出席者が貝のように口を閉ざして発言しない会議。別名、お通夜会議。 | |
| ③潰議 | |
| 議事進行が乱れて、全く収集がつかなくなった会議。出席者に会議に協力しようという意思がないときや会議が非常に長引いたときに起こりやすい。極端な場合、感情的な言動が剥き出しになり､議題そのものも否定し始めることもあります｡ | |
| ④怪議 | |
| 論理的でない怪しい意見がまかり通る会議。例えば、声が大きく押しの強いだけの人の意見が採用される会議。 | |
| ⑤晦議 | |
| 会議の目的や開催の意図がはっきりしない晦（くら）い会議。又は、討議を重ねても結論がでそうにない晦い会議。 | |
こういう会議に出席すると、悔議（参加するんじゃなかったと後悔する会議）になってしまいます。このような会議は、直ぐに改善しましょう。
２．会議は減らせる
会議を効率的に進めることは大切ですが、それ以前に、開催しなくてすむならそれに越したことはありません。次のようなポイントに着目して、会議そのものを無くすことはできないか検討しましょう。
| ①会議の棚卸し | |
| 会議を全て棚卸して、整理しましょう。例えば、会議発足のときは有意義であっても、現在では惰性で開催している会議もあるでしょう。こういう会議は整理（いらないものを捨てること）の対象です。 | |
| ②会議以外の手段の検討 | |
| 会議の目的によっては、実際に会う必要はないでしょう。例えば、情報伝達や連絡が目的であれば、社内掲示や回覧などで済むでしょう。また、簡単な意見交換であれば、電子メールでも十分でしょう。 | |
| ③責任・権限の明確化 | |
| 職位上の責任と権限が明確であれば、決定できる範囲内の事項については、会議を開いて議決する必要はありません。会議を開いて部下に結論を出させることでモチベーションを上げることができる場合もありますが、逆に決断力がない上司と信頼を失うこともありますので、独断も大切です。 | |
３．会議を効率化する
| ①出席者を厳選する | |
| 一言も発言しない人や建設的な意見を述べない人はメンバーから外すことで、会議が前向きで活発なものとなります。 | |
| ②時間を短縮する | |
| 会議時間を短くしたり、発言時間を制限することで、会議を効率的に行うことができます。 会議時間は、２時間を上限としている会社が多いようです。また、午前11時開始12時終了を原則としている会社もあります。ランチの時間までに結論を出そうとのインセンティブが働くからです。 | |
| ③会議を組み合わせる | |
| 同じようなメンバーなのに、議題が違うからといって別々の日に会議を開催するのは非効率です。特に遠方からの出席者がいる場合は尚更です。できるだけ会議は統合しましょう。 | |
