【募集段階の注意点】
採用についてホームページなどを利用している場合には、入力フォームなどを準備しており、通信の暗号化などが施されていることが多いのですが、メールの送受信などが暗号化されていない環境のままで職務経歴書などをメールに添付してやり取りすることは情報流出の可能性があり改善しなければなりません。今までは当たり前にやっていたことが法律違反で処罰される時代になってしまっているということを理解し、早めに対策を検討していただきたいところです。また採用時の応募者リストを利用して、自社の商品を販売するためにダイレクトメールを送るような行為は、違法となりますのでご注意ください。
【アナログの個人情報の管理】
応募者の個人情報の管理については、管理方法を明確にし、責任の所在も明確にしなければなりません。個人情報の保管方法については、大きく分けてアナログとデジタルがありますが、ここではアナログについてふれていきます。
みなさんの会社では、人事担当者や社長が履歴書や職務経歴書などを気軽にコピーしていることはありませんか？コピーをとることによりその後のリスクは倍増するのでおすすめできません。万が一コピーをとったとしてもその履歴を細かく管理していかなければなりません。
また保管場所についても重要な書類はセキュリティ完備の専用部屋のみで行い、出入りできる人を最小限の人数に絞って入室管理することが理想です。中小企業でそこまで対応できない企業でもキャビネットなどには個別に鍵をかけて、書類は部屋からの持ち出しは不可というルールを徹底しましょう。
【不要な情報は持たない】
個人情報保護法の対策としての最も基本的かつ大事なことは不要な情報は所有しないということです。不採用になった人の履歴書や職務経歴書は廃棄するか本人に返送することをおすすめします。個人情報保護法では、情報主体である本人から請求がある場合には情報を開示しなければならないと定められています。廃棄しているのであればその日時と廃棄方法などをきちんと説明できるようにしておかなければなりません。そのためには、きちんとした社内のガイドラインや個人情報保護規程を早急に作成し、きちんと運用して企業防衛に努めなければならないということを強く意識していただきたいと思います。
