企業のご担当の方仕事をお探しの方会社概要採用情報
TOP当社の強み取扱い業種お客様の声派遣・紹介の流れQ&A
総合TOP > 人材をお探しの企業様  > 今月のジョイント通信 >  そのメール、不愉快です!!!(その2)
MENU
当社の強み
取扱い職種
お客様の声
Q&A
今月のジョイント通信
人材獲得のヒント
流し読みでわかるシリーズ

そのメール、不愉快です!!!(その2)

中小企業診断士 富永秀和
TEL 03-6789- 2387
e-mail: info@globalance.co.jp
http://www.globalance.co.jp/

相手を不愉快にする電子メールの書き方の第2弾です。これを知ることで、意図しないで不愉快にするメールを書かないようにすることもできますし、意図的に不愉快なメールを作成することもできるようになるでしょう。

前回、否定語を使用すると相手は不愉快になるので、なるべく避けましょうと説明しました。具体的には、相手に代替案を提示するなど、内容を肯定的な文章にすることを奨めました。

さて、肯定的な文章に修正するのではなく、否定語の使用を避けて、別の言葉を使って、形式的には否定的な内容のままだと、相手はどう感じるでしょうか。

受け手は、原因は分からないけれども不愉快な思いをする、つまり、イラッとするはずです。これを前回紹介した小田順子氏は「隠れ否定語」と名付けています。

①  非常識
「通常ですと(・・・となります)」、「(…するのが)一般的でございます」、「普通は(…されます)」などの表現は、相手を非常識な人間や良識を欠く人物であると決めつけている印象を与えます。苦情に対する返信であれば、「あなたはクレーマーです」と表明しているようなものです。多くの日本人は協調性を大事にし、常識を踏み外さないことと重視しているので、異常だと指摘されると非常に不快感を抱きます。
特に不愉快な思いを相手にさせるのは、自分の会社の常識や自社の属する業界の慣行に過ぎず、世間一般では珍しいことにも関わらず、世の中の常識のように断言した場合です。
日本では、終身雇用制が永く続いた関係で、転職することなく一つの会社に勤めることが多く、また、他の会社や別の業界からの転入(中途採用)も少ないという現実があります。それ故、世間の常識からかけ離れた独自の慣行が形成されがちであり、しかも、自分では、それが世間の常識とはかけ離れていることに気づかないことが多いのです。
抜本的な対応策としては、異業種交流会などを通じて、自社の慣行が世間と乖離(かいり)していないかチェックすることでしょう。乖離していないか自信がない場合は、「弊社の規定では…となっております」などと、一般常識とは別ですと明示した方が無難です。
②  あり得な~い
「未だに(…いただいておりません)」といった表現も、相手をカチンとさせる可能性が高いです。
このメールは非常に論理的な文章で書かれています。社内の書類であれば、問題はないかもしれません。しかし、お客様に出すメールでは、論理よりも感情に配慮することが非常に大切なのです。
先ず、「未だに(…いただいておりません)」というのは、「期限は随分前に過ぎているのに…」と前文が隠れた表現なのです。つまり、相手を非難した文言なのです。「あり得な~い」と愚痴っているのが聞こえそうな表現です。入金督促なら送金してもらえれば良いので、何も相手を非難する必要はないわけです。つまり、「未だに(…おりません)」というのは、余分な文句なのです。
次に、「未だに(…いただいておりません)」というのは、相手に落ち度があるのを前提とした表現となっております。確証もないのに不用意に使うべきではありません。もしかすると、経理の見落としかもしれないし、銀行側のトラブルかもしれません。最悪、こちらの請求書の出し忘れかもしれません。
「実は弊社の経理部から○○時点で入金が確認できていないとの連絡が入っております。念のために・・・確認していただければ幸いです。」と記載するのが無難でしょう。
③  慇懃無礼
「万が一(…の場合、---となります。)」というメールも注意が必要です。

「万が一」というのは、「そういうことにはならないと思いますが」という前文が隠れている表現です。
これが、「御社に限ってはないでしょう」という文脈であれば問題ありません。むしろ、思慮深い表現といえます。ところが、これまで他社ではありませんが、「御社ならあり得ますね」いう文脈なら、失礼極まりない表現となってしまいます。例えば、「万一、期限までに引き落としができなかった場合は、ご契約を解除することとなります。」というメールは如何でしょうか。言葉が丁寧すぎて、かえって無礼に思われてしまうでしょう。

(参考:「その文章、キケンです!」小田順子著、日本経済新聞出版社)

メールマガジンに登録 メールマガジンに登録
その他の記事も読む その他の記事も読む
人材をお探しの企業様 人材をお探しの企業様
メールでのお問い合わせ
MENU
当社の強み
取扱い職種
お客様の声
Q&A
今月のジョイント通信
人材獲得のヒント
流し読みでわかるシリーズ
PAGE TOP